06 Aug 2018
11164 View
Informasi sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Saat
ini masyarakat dapat mencari informasi melalui berbagai macam media seperti
majalah, koran, jurnal, media sosial, dan website.
Masyarakat dapat memanfaatkan informasi ini untuk berbagai seperti membuat
karya tulis, bahan penelitian, atau memperluas wawasan. Oleh karena itu, keterbukaan informasi menjadi hal
yang penting untuk dilakukan oleh Badan Publik di antaranya adalah Kementerian
Perhubungan (Kemenhub). Kemenhub mengacu pada Undang-Undang (UU) No. 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi dan Peraturan Menteri (PM) No. 46 Tahun 2018
tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian
Perhubungan untuk menjalankan keterbukaan informasi kepada masyarakat. UU No. 14 Tahun 2008 bertujuan menjamin hak
warga negara mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan
publik, dan proses pengambilan keputusan publik; mendorong partisipasi
masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik; dan meningkatkan peran
aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan badan
publik yang baik. Selain itu juga mewujudkan penyelenggaran
negara yang baik (transparan, efektif, efisien, akuntabel, dan dapat
dipertanggungjawabkan); mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan
kehidupan bangsa; dan meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di
lingkungan Badan Publik untuk menghasilan layanan informasi yang berkualitas. Badan Publik mempunyai kewajiban menyediakan
dan memberikan informasi publik, membangun dan mengembangkan sistem informasi
dan dokumentasi, menetapkan peraturan mengenai standard operating procedure, menetapkan dan memutakhirkan secara
berkala daftar informasi publik, menunjuk dan mengangkat petugas pelayanan
informasi dan dokumentasi, menyediakan sarana dan prasarana layanan informasi
publik termasuk papan pengumuman, meja informasi di setiap kantor Badan Publik.PPID Kemenhub juga sukses meraih peringkat
ketiga kategori Kementerian dalam pemeringkatan PPID yang dilakukan oleh Komisi
Informasi Pusat pada tahun 2017. Hal ini menunjukkan Kemenhub melaksanakan
pengelolaan dan pelayanan informasi publik dengan baik. PPID Kemenhub memiliki struktur organisasi
yaitu Menteri Perhubungan sebagai atasan PPID; Sekretaris Jenderal Kemenhub
sebagai PPID Utama; Inspektur Jenderal, para Direktur Jenderal dan Kepala Badan
sebagai PPID Pelaksana; dan para Kepala UPT sebagai PPID Pelaksana Unit
Pelaksana Teknis. PPID Utama memiliki lima perangkat untuk membantu menjalankan
tugas yaitu manajer informasi, manajer sistem informasi, manajer dokumentasi, pengelola
dokumentasi dan petugas informasi.Tantangan
Pelaksanaan PPIDDirektorat Jenderal (Ditjen) Perhubungan Darat,
Perhubungan Laut, Perhubungan Udara, Perkeretaapian, Badan Litbang, dan Badan
Pengembangan SDM (BPSDM) Kemenhub juga memiliki PPID untuk melayani dan
mengelola informasi publik. Masing-masing PPID juga telah memenuhi persyaratan
seperti memiliki Surat Keputusan (SK) PPID, memiliki petugas pelayanan
informasi, dan memiliki meja ataupun ruangan pelayanan informasi.Pelayanan informasi yang diberikan cukup baik.
Hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya permohonan informasi, sedikitnya
sengketa informasi, dan waktu penyelesaian permohonan informasi antara 2-8 hari
kerja. Pelayanan informasi dapat diberikan melalui
berbagai cara seperti media sosial, media cetak, media online, media elektronik, website,
dan sosialisasi. Ditjen Perhubungan Udara menggunakan cara ini untuk
menyebarluaskan informasi yang miliki kepada masyarakat. Strategi penyampaian
informasi ini berdampak belum ada permohonan informasi dari Januari hingga Juli
2018. PPID Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT memiliki
beberapa tantangan dalam melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi
publik salah satunya adalah kapasitas sumber daya manusia. Ini dikarenakan
tugas pelayanan informasi melekat dengan tugas humas sehingga seorang pegawai
merangkap tugas kehumasan maupun pelayanan informasi sekaligus dan keduanya
tetap harus terselesaikan. Cara bekerja pegawai yang merangkap dua tugas ini
harus lebih sigap dan cepat. Selain itu, PPID Pelaksana dan PPID Pelaksana
UPT juga perlu memahami prosedur pelayanan informasi yang ideal seperti perlu
menyamakan daftar informasi serta melengkapi sarana dan prasarana (meja
pelayanan informasi, e-mail, nomor
telepon khusus). Setiap unit kerja pun perlu memiliki kesamaan persepsi
mengenai penyediaan informasi kepada masyarakat.Inilah mengapa Biro Komunikasi dan Informasi
Publik Kemenhub selaku manajer informasi mengadakan forum PPID sebagai wadah
untuk berbagi informasi dan pengetahuan agar seluruh PPID Pelaksana dan PPID
Pelaksana UPT memahami kewajibannya. Selain itu juga agar mereka mampu
mengatasi tantangan dan kendala yang mungkin terjadi. Contohnya jika ada
pemohon informasi yang memaksa untuk segera ditindaklanjut, akan tetapi
persyaratan yang diberikan tidak memenuhi ketentuan atau memohon informasi
tidak sesuai dengan tugas dan fungsi unit tersebut.Agar mampu mengatasi dan menghadapi kendala,
PPID Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT harus memahami bagaimana pengelolaan serta
mekanisme pelayanan informasi dengan lebih baik. Dengan memahami mekanisme
pelayanan informasi, maka dapat meminimalisir kendala selama pelaksanaan
pelayanan informasi kepada masyarakat.Pendukung
Pelaksanaan PPIDPengelolaan informasi publik harus dilakukan
dengan cermat dan teliti. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu
pengumpulan informasi, pengklasifikasian informasi, pendokumentasian informasi
dan pelayanan informasi. Informasi yang dikumpulkan merupakan informasi yang
berkualitas dan relevan dengan masing-masing tugas serta fungsi unit kerja. Informasi
ini dapat bersumber dari pejabat yang berwenang maupun arsip. “Kalau Badan Publik itu sudah siap terbuka
memberikan informasi publik, saya yakin oknum-oknum tidak akan bisa berbuat
banyak. Misalnya mereka meminta data keuangan, bila tidak ada masalah dan
penyimpangan, maka diberikan saja. Terkadang oknum-oknum ini mencari celah apa
yang bisa dimanfaatkan dari Badan Publik. Ini yang seharusnya bisa diantisipasi
oleh Badan Publik. Jadi, kalau menghadapi orang-orang seperti ini harus siap,
jika memita informasi apa, diberikan kecuali informasi yang dikecualikan,”
ungkap Komisioner Komisi Informasi Pusat Wafa Patria Umma. Dalam pengklasifikasian informasi terdapat dua
jenis yaitu informasi yang dapat diakses dan informasi yang dikecualikan. Informasi
yang dapat diakses terbagi menjadi informasi secara berkala, serta-merta, dan
setiap saat. Sementara itu, informasi yang dikecualikan memerlukan
prinsip-prinsip dasar yang harus diperhatikan untuk mengklasifikasikannya yaitu
ketat, terbatas, dan tidak multak.Prinsip ketat artinya mengategorikan informasi
ini harus mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas. Prinsip
terbatas artinya informasi harus terbatas pada informasi tertentu untuk
menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenang-wenangan. Prinsip tidak
mutkak artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika
kepentingan publik yang lebih besar menghendaki informasi tersebut. Sebuah informasi dapat diklasifikasikan sebagai
informasi dikecualikan apabila telah melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test). Uji
konsekuensi bahaya ini akan menjadi dasar penentu informasi tersebut
dirahasiakan atau tidak ketika dibuka. Adapula uji kepentingan publik (balancing public interest test) yang
mendasari penentuan sebuah informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan
publik. “Untuk melakukan uji konsekuensi ini bisa
dilakukan tiga kategori. Pertama, uji konsekuensi bisa dilakukan sebelum ada
permintaan. Bila menurut Badan Publik ini adalah hal yang perlu dilakukan uji
konsekuensi, maka tidak apa-apa. Kedua, uji konsekuensi saat ada permintaan,
misalnya ketika ada pemohon yang meminta informasi, tetapi menurut PPID
informasi tersebut adalah informasi yang dikecualikan. Ketiga, uji konsekuensi
dilakukan ketika ada persidangan sengketa informasi,” jelasnya. Untuk tata cara, tahapan, teknik pengujian,
pengubahan dan penetepan informasi yang dikecualikan harus mengacu pada
Peraturan Komisi Informasi mengenai pengklasifikasian informasi publik. Pengklasifikasian
informasi ini harus dilakukan dengan sangat teliti dan obyektif. PPID memerlukan dukungan pendokumentasian
informasi. Pendokumentasian informasi merupakan kegiatan penyimpanan data,
informasi, catatan, atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan
kerja. Pendokumentasian informasi juga memerlukan beberapa tahap yaitu
deskripsi informasi, verifikasi informasi, otentifikasi informasi, dan penataan
dan penyimpanan informasi. Pelayanan informasi untuk informasi yang
bersifat publik dilakukan melalui media online
dan media cetak. Untuk informasi publik secara berkala dapat diakses di website Kemenhub dan media cetak. Apabila
masyarakat ingin mendapatkan informasi kategori setiap saat harus mengikuti
mekanisme langkah permohonan informasi yang sudah ditetapkan. Langkah-langkah permohonan informasi yaitu pertama,
pemohon informasi publik harus mengajukan permintaan informasi kepada Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi. Kedua, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
menerima permohonan informasi. Ketiga, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
melakukan pencatatan informasi dari pemohon untuk kepentingan administrasi. Keempat, Petugas Pelayanan Informasi dan Dokumentasi
wajib melakukan konfirmasi kepada pemohon informasi mengenai kebenaran data
pemohon dan penggunaan informasi. Kelima, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
wajib menanggapi permohonan informasi paling lambat 10 hari kerja sejak
permohonan informasi melalui pemberitahuan tertulis yang meliputi permohonan
diterima atau tidak, dan pemberitahuan perpanjangan waktu yang disertai alasan.Keenam, apabila Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi membutuhkan perpanjangan waktu, maka paling lambat tujuh hari kerja
sejak permohonan pertama perlu memberitahukan secara tertulis mengenai
permintaan informasi tersebut dapat dipenuhi atau tidak.Selanjutnya, pemohon informasi dapat mengajukan
keberatan secara tertulis kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi berdasarkan alasan dengan tahapan sebagai berikut :Pertama, keberatan diajukan kepada atasan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam jangka waktu paling lambat 30
(tiga puluh) hari kerja setelah diketemukan alasan.Kedua, atasan PPID harus memberikan tanggapan
atas pengajuan keberatan paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak
diterimanya keberatan secara tertulis. Apabila atasan PPID menguatkan putusan
yang ditetapkan bawahannya maka alasan tertulis disertakan bersama tanggapan
tersebut.Langkah terakhir, jika pengaju keberatan tidak puas
atas putusan atasan PPID, maka pemohon informasi dapat mengajukan sengeketa ke
Komisi Informasi Pusat (KIP).
-
Biro Komunikasi dan Informasi Publik