Bandung - Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan yang bertempat di Jl. Bhayangkara Blok Cilutung RT 01/ RW 22, Desa Soreang, Kec. Soreang, Kab. Bandung telah diresmikan pada Senin (29/1). Peresmian dilakukan Kepala Biro Umum Kementerian Perhubungan Adi Karsyaf, mewakili Sekretariat Jenderal Sugihardjo yang berhalangan hadir.
Gedung ini akan menggantikan tempat penyimpanan arsip Kemenhub yang berada di Jl. Wastu Kencana No. 73 Bandung yang berstatus pinjam pakai dari Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat.
“Besar harapan dengan telah dibangunnya Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan, Kegiatan Kearsipan Kementerian Perhubungan dapat ditingkatkan, khususnya kegiatan manajemen arsip inaktif,” sebut Adi.
Kegiatan pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip Kemenhub meliputi pemindahan arsip, penerimaan, pemeliharaan dan perawatan arsip (fumigasi), pengolahan, alih media/digitalisasi, penyimpanan, keamanan dan pengamanan (internal dan eksternal), pelayanan, pemusnahan, penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Secara rutin arsip-arsip inaktif Kemenhub dipindahkan ke ANRI sebagai arsip statis untuk diselamatkan dan dimanfaatkan sebagai bahan referensi dan penelitian yang terkait dengan sektor transportasi,” tambah Adi
Peresmian gedung ini merupakan bentuk perhatian Kementerian Perhubungan terhadap penyelenggaraan kearsipan yang dibuktikan dengan dicanangkannya Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip di lingkungan Kementerian Perhubungan pada tahun 2016. Penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Perhubungan yang baik dapat meningkatkan Akreditasi Unit Kearsipan Kementerian Perhubungan.
Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan menempati lahan seluas 9.800 m³ dan akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif Kementerian Perhubungan secara terpusat. Kapasitas penyimpanan Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan dapat menampung ± 103.680 boks arsip.
Gedung ini terdiri dari 3 (tiga) lantai dengan pembagian tata letak penyimpanan arsip antara lain lantai 1 untuk Unit Kerja Sekretariat Jenderal, lantai 2 BPSDM Perhubungan, Badan Litbang Perhubungan, BPTJ, Ditjen Perkeretaapian, dan lantai 3 Ditjen Perhubungan Darat, Ditjen Perhubungan Laut, Ditjen Perhubungan Udara dan Inspektorat Jenderal.
Sebagai informasi Kegiatan Kearsipan di Kementerian Perhubungan telah mencapai perkembangan yang baik. Beberapa pekembangan yang telah dicapai oleh unit kearsipan Kementerian Perhubungan meliputi Pencanangan Gerakan Sadar Tertib Arsip di Lingkungan Kementerian Perhubungan pada tahun 2016 sebagai tindak lanjut dari 5 Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip yang telah dicanangkan oleh Menteri PAN-RB.
Kemudian dari sisi kegiatan kearsipan, telah dilakukan secara rutin tahap-tahap dari siklus kearsipan yang meliputi pemindahan arsip, penataan arsip dan pemusnahan arsip serta penyerahan arsip statis. Terkait dengan pengelolaan kearsipan, pada Bulan Agustus 2016 Kementerian Perhubungan telah menerima penghargaan sebagai Unit Kearsipan Terbaik (Juara Harapan ke-3) dari semua Kementerian/Lembaga yang
ada.
Dari sisi teknologi informasi telah dibangun dan dikembangkan suatu sistem kearsipan elektronik yang dapat mengintegrasikan pengolahan arsip manual kedalam suatu 6 perangkat digital dengan kegiatan digitalisasi arsip yang didukung dengan aplikasi e-arsip.
Sedangkan dari sisi ruang penyimpanan arsip, dengan selesainya pembangunan Gedung Pusat Arsip ini Kementerian Perhubungan telah memiliki ruang penyimpanan arsip dengan didukung sarana dan prasarana serta dukungan perangkat yang memadai serta tingkat keamanan dan kenyamanan yang lebih terjaga dalam rangka peningkatan tata kelola kearsipan. (HH/TH/AL/BI)