Agen Perubahan

Transformasi Digitalisasi Proses Kalibrasi Alat Uji

Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan - Senin, 20 November 2017
Jumlah Dilihat: 195 kali

Menguji kendaraan secara berkala merupakan kewajiban yang harus dilakukan untuk angkutan umum, angkutan barang dan berbagai jenis bus. Namun hal penting yang juga harus kita ketahui adalah bahwa alat untuk menguji kendaraan itu juga harus distandarkan atau dikalibrasi secara rutin.

Selama ini,sistem administrasi dalam pelaksanaan kalibrasi yang dilakukan oleh pemerintah kabupaten dan kota belum tertata dengan baik. Bukan hanya pengajuan, sistem penyimpanan Surat Keterangan Hasil Kalibrasi (SKHK) di pusat juga masih didokumentasikan secara manual yakni dengan disimpan dalam outner.

Saat ini, standard operational procedure (SOP) kalibrasi alat uji melewati proses yang cukup panjang. Dimulai dari pengajuan permohonan kalibrasi oleh pemerintah kabupaten atau kotaditujukan kepada direktur jenderal perhubungan darat dengan tembusan ke direktur sarana perhubungan darat.

Setelah itu, pendaftar akan mendapatkan kode billing untuk kemudian melakukan pembayaran Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) kalibrasi. Jadwal pelayanan kalibrasi berjarak 14 hari kerja dari jangka waktu pembayaran. Setelah pelayanan kalibrasi dilaksanakan, akan diterbitkan berita acara serta tanda kalibrasi. SKHK baru akan diterbitkan 7 hari kerja setelah penandatanganan berita acara.

Melihat panjangnya proses ini, Yanti Marliana, salah satu agen perubahan di Kementerian Perhubungan tergugah untuk menginisiasi projek perubahan untukmemperbaiki sistem yang ada. Projek yang Ia buat yaknipenyusunan sistem informasi kalibrasi peralatan uji berkala di Direktorat Sarana Perhubungan Darat.

Dengan adanya sistem informasi berupa website ini, diharapkan pengajuan kalibrasi akan lebih mudah dan cepat terlayani. Dokumen-dokumen terkait juga lebih terdokumentasi dengan rapi. Sehingga sistem administrasi dan dokumentasi kegiatan kalibrasidapat berbentuk digital secara keseluruhan.

Yanti menjabarkan dengan website ini nantinya pemerintah kabupaten atau kota harus login menggunakan username dan password yang akan diberikan dari pusat. Setelah itu, pengguna dapat mendaftar permohonan kalibrasi dengan mengunggah surat pengajuan kalibrasi dan memantau prosesnya di akun tersebut. Untuk kemudian terdapat keterangan untuk proses lebih lanjut.

"Kalau sudah pakai website ini, harus dipantau terus prosesnya oleh masing-masing pemerintah kabupaten atau kota. Karena jika salah satu proses belum selesai, tidak bisa melanjutkan ke proses berikutnya," tuturnya.

Wanita yang juga menjabat sebagai Kepala Seksi Fasilitas Pengujian Sub Direktorat Uji Berkala Kendaraan Bermotor, Direktorat Sarana Perhubungan Darat ini menuturkan bahwa permintaan untuk kalibrasi alat uji semakin meningkat dari waktu ke waktu. Dengan sumber daya manusia yang terbatas serta sistem administrasi yang belum digital, menyebabkan penerbitan SKHK yang seharusnya terbit 7 hari kerja setelah pengujian seringkali terlambat.

"Waktu penerbitan SKHKini seringnya melebihi dari standar seharusnya yakni 7 hari kerja. Dengan sistem ini kami berharap penerbitan sertifikat dapat lebih cepat yakni kurang dari atau sama dengan 7 hari kerja, sehingga menguntungkan semua pihak," ujarnya.

Selama setahun berjalan, Yanti dan timnya yang terdiri dari staf di bawah seksi fasilitas pengujian telah menyusun sistem informasi kalibrasi alat uji. Namun, website ini masih dalam tahap penyempurnaan dan perlu disosialisasikan secara lebih masif, agar tiap pemerintah kabupaten atau kota dapat memahami cara kerja sistem ini.

Dalam perjalanannya, projek perubahan Yanti ini menghadapi berbagai tantangan. Mulai dari keterbatasan sumber daya manusia hingga transisi peralihan wewenang kalibrasi dari pusat ke Balai Pengujian Transportasi Darat (BPTD).

"Saatini wewenang pengujian beralih ke BPTD. Kita sedang menyusun peraturan direktur jenderal perhubungan darat tentang kalibrasi, sehingga surat permohonan dapat langsung ke Kepala BPTD bukan lagi ke Dirjen Perhubungan Darat cq Direktur Sarana," ujarnya.

Wanita kelahiran Malang ini mengaku belum mengetahui apakah projek ini akan disempurnakan pada tahun depan atau tidak, karena Direktorat Sarana Perhubungan Darat juga tengah menyusun sistem informasi untuk pengujian. Meski demikian, Yanti mengaku tetap turut terlibat dalam penyusunan sistem informasi pengujian ini dengan menggunakan business process yang sama dengan projek perubahan yang diusungnya.

Yanti menunjukkan kegigihannya dalam memperbaiki sistem di unit kerjanya. Dia juga menyampaikan harapannya agar BPTD lebih siap menjadi pihak yang akan mengkalibrasi alat uji ke depannya.

"Kesiapan dari segi sumber daya manusia, alat kalibrasi juga anggaran dari BPTD khususnya dan dari seluruh stakeholder umumnya akan membantu proses kalibrasi terlaksana dengan lebih baik dan efisien," tutur Yanti.

Jika projek perubahan ini terus disempurnakan, maka Yanti berharap selain dapat melayani permohonan kalibrasi secara lebih optimal, juga adanya layanan pengaduan masyarakat sebagai bahan evaluasi setiap tahunnya. Dengan demikian, tujuan jangka panjang yakni terintegrasinya system informasi kalibrasi dengan system informasi pengujian kendaraaan bermotor di Direktorat Jenderal Perhubungan Darat dapat tercapai.