Special Reports

PPID Kementerian Perhubungan Layani Kebutuhan Informasi Masyarakat

Biro Komunikasi dan Informasi Publik - Monday, 06 August 2018
View:: 3742 times

Informasi sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Saat ini masyarakat dapat mencari informasi melalui berbagai macam media seperti majalah, koran, jurnal, media sosial, dan website. Masyarakat dapat memanfaatkan informasi ini untuk berbagai seperti membuat karya tulis, bahan penelitian, atau memperluas wawasan.

Oleh karena itu, keterbukaan informasi menjadi hal yang penting untuk dilakukan oleh Badan Publik di antaranya adalah Kementerian Perhubungan (Kemenhub). Kemenhub mengacu pada Undang-Undang (UU) No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi dan Peraturan Menteri (PM) No. 46 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan untuk menjalankan keterbukaan informasi kepada masyarakat.

UU No. 14 Tahun 2008 bertujuan menjamin hak warga negara mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik; mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik; dan meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan badan publik yang baik.

Selain itu juga mewujudkan penyelenggaran negara yang baik (transparan, efektif, efisien, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan); mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilan layanan informasi yang berkualitas.

Badan Publik mempunyai kewajiban menyediakan dan memberikan informasi publik, membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi, menetapkan peraturan mengenai standard operating procedure, menetapkan dan memutakhirkan secara berkala daftar informasi publik, menunjuk dan mengangkat petugas pelayanan informasi dan dokumentasi, menyediakan sarana dan prasarana layanan informasi publik termasuk papan pengumuman, meja informasi di setiap kantor Badan Publik.

PPID Kemenhub juga sukses meraih peringkat ketiga kategori Kementerian dalam pemeringkatan PPID yang dilakukan oleh Komisi Informasi Pusat pada tahun 2017. Hal ini menunjukkan Kemenhub melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik dengan baik.

PPID Kemenhub memiliki struktur organisasi yaitu Menteri Perhubungan sebagai atasan PPID; Sekretaris Jenderal Kemenhub sebagai PPID Utama; Inspektur Jenderal, para Direktur Jenderal dan Kepala Badan sebagai PPID Pelaksana; dan para Kepala UPT sebagai PPID Pelaksana Unit Pelaksana Teknis. PPID Utama memiliki lima perangkat untuk membantu menjalankan tugas yaitu manajer informasi, manajer sistem informasi, manajer dokumentasi, pengelola dokumentasi dan petugas informasi.

Tantangan Pelaksanaan PPID

Direktorat Jenderal (Ditjen) Perhubungan Darat, Perhubungan Laut, Perhubungan Udara, Perkeretaapian, Badan Litbang, dan Badan Pengembangan SDM (BPSDM) Kemenhub juga memiliki PPID untuk melayani dan mengelola informasi publik. Masing-masing PPID juga telah memenuhi persyaratan seperti memiliki Surat Keputusan (SK) PPID, memiliki petugas pelayanan informasi, dan memiliki meja ataupun ruangan pelayanan informasi.

Pelayanan informasi yang diberikan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya permohonan informasi, sedikitnya sengketa informasi, dan waktu penyelesaian permohonan informasi antara 2-8 hari kerja.

Pelayanan informasi dapat diberikan melalui berbagai cara seperti media sosial, media cetak, media online, media elektronik, website, dan sosialisasi. Ditjen Perhubungan Udara menggunakan cara ini untuk menyebarluaskan informasi yang miliki kepada masyarakat. Strategi penyampaian informasi ini berdampak belum ada permohonan informasi dari Januari hingga Juli 2018.

PPID Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT memiliki beberapa tantangan dalam melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik salah satunya adalah kapasitas sumber daya manusia. Ini dikarenakan tugas pelayanan informasi melekat dengan tugas humas sehingga seorang pegawai merangkap tugas kehumasan maupun pelayanan informasi sekaligus dan keduanya tetap harus terselesaikan. Cara bekerja pegawai yang merangkap dua tugas ini harus lebih sigap dan cepat.

Selain itu, PPID Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT juga perlu memahami prosedur pelayanan informasi yang ideal seperti perlu menyamakan daftar informasi serta melengkapi sarana dan prasarana (meja pelayanan informasi, e-mail, nomor telepon khusus). Setiap unit kerja pun perlu memiliki kesamaan persepsi mengenai penyediaan informasi kepada masyarakat.

Inilah mengapa Biro Komunikasi dan Informasi Publik Kemenhub selaku manajer informasi mengadakan forum PPID sebagai wadah untuk berbagi informasi dan pengetahuan agar seluruh PPID Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT memahami kewajibannya. Selain itu juga agar mereka mampu mengatasi tantangan dan kendala yang mungkin terjadi. Contohnya jika ada pemohon informasi yang memaksa untuk segera ditindaklanjut, akan tetapi persyaratan yang diberikan tidak memenuhi ketentuan atau memohon informasi tidak sesuai dengan tugas dan fungsi unit tersebut.

Agar mampu mengatasi dan menghadapi kendala, PPID Pelaksana dan PPID Pelaksana UPT harus memahami bagaimana pengelolaan serta mekanisme pelayanan informasi dengan lebih baik. Dengan memahami mekanisme pelayanan informasi, maka dapat meminimalisir kendala selama pelaksanaan pelayanan informasi kepada masyarakat.

Pendukung Pelaksanaan PPID

Pengelolaan informasi publik harus dilakukan dengan cermat dan teliti. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu pengumpulan informasi, pengklasifikasian informasi, pendokumentasian informasi dan pelayanan informasi. Informasi yang dikumpulkan merupakan informasi yang berkualitas dan relevan dengan masing-masing tugas serta fungsi unit kerja. Informasi ini dapat bersumber dari pejabat yang berwenang maupun arsip.

“Kalau Badan Publik itu sudah siap terbuka memberikan informasi publik, saya yakin oknum-oknum tidak akan bisa berbuat banyak. Misalnya mereka meminta data keuangan, bila tidak ada masalah dan penyimpangan, maka diberikan saja. Terkadang oknum-oknum ini mencari celah apa yang bisa dimanfaatkan dari Badan Publik. Ini yang seharusnya bisa diantisipasi oleh Badan Publik. Jadi, kalau menghadapi orang-orang seperti ini harus siap, jika memita informasi apa, diberikan kecuali informasi yang dikecualikan,” ungkap Komisioner Komisi Informasi Pusat Wafa Patria Umma.

Dalam pengklasifikasian informasi terdapat dua jenis yaitu informasi yang dapat diakses dan informasi yang dikecualikan. Informasi yang dapat diakses terbagi menjadi informasi secara berkala, serta-merta, dan setiap saat. Sementara itu, informasi yang dikecualikan memerlukan prinsip-prinsip dasar yang harus diperhatikan untuk mengklasifikasikannya yaitu ketat, terbatas, dan tidak multak.

Prinsip ketat artinya mengategorikan informasi ini harus mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas. Prinsip terbatas artinya informasi harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenang-wenangan. Prinsip tidak mutkak artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendaki informasi tersebut.

Sebuah informasi dapat diklasifikasikan sebagai informasi dikecualikan apabila telah melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test). Uji konsekuensi bahaya ini akan menjadi dasar penentu informasi tersebut dirahasiakan atau tidak ketika dibuka. Adapula uji kepentingan publik (balancing public interest test) yang mendasari penentuan sebuah informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik.

“Untuk melakukan uji konsekuensi ini bisa dilakukan tiga kategori. Pertama, uji konsekuensi bisa dilakukan sebelum ada permintaan. Bila menurut Badan Publik ini adalah hal yang perlu dilakukan uji konsekuensi, maka tidak apa-apa. Kedua, uji konsekuensi saat ada permintaan, misalnya ketika ada pemohon yang meminta informasi, tetapi menurut PPID informasi tersebut adalah informasi yang dikecualikan. Ketiga, uji konsekuensi dilakukan ketika ada persidangan sengketa informasi,” jelasnya.

Untuk tata cara, tahapan, teknik pengujian, pengubahan dan penetepan informasi yang dikecualikan harus mengacu pada Peraturan Komisi Informasi mengenai pengklasifikasian informasi publik. Pengklasifikasian informasi ini harus dilakukan dengan sangat teliti dan obyektif.

PPID memerlukan dukungan pendokumentasian informasi. Pendokumentasian informasi merupakan kegiatan penyimpanan data, informasi, catatan, atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja. Pendokumentasian informasi juga memerlukan beberapa tahap yaitu deskripsi informasi, verifikasi informasi, otentifikasi informasi, dan penataan dan penyimpanan informasi.

Pelayanan informasi untuk informasi yang bersifat publik dilakukan melalui media online dan media cetak. Untuk informasi publik secara berkala dapat diakses di website Kemenhub dan media cetak. Apabila masyarakat ingin mendapatkan informasi kategori setiap saat harus mengikuti mekanisme langkah permohonan informasi yang sudah ditetapkan.

Langkah-langkah permohonan informasi yaitu pertama, pemohon informasi publik harus mengajukan permintaan informasi kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi.

Kedua, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menerima permohonan informasi.

Ketiga, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melakukan pencatatan informasi dari pemohon untuk kepentingan administrasi.

Keempat, Petugas Pelayanan Informasi dan Dokumentasi wajib melakukan konfirmasi kepada pemohon informasi mengenai kebenaran data pemohon dan penggunaan informasi.

Kelima, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi wajib menanggapi permohonan informasi paling lambat 10 hari kerja sejak permohonan informasi melalui pemberitahuan tertulis yang meliputi permohonan diterima atau tidak, dan pemberitahuan perpanjangan waktu yang disertai alasan.

Keenam, apabila Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi membutuhkan perpanjangan waktu, maka paling lambat tujuh hari kerja sejak permohonan pertama perlu memberitahukan secara tertulis mengenai permintaan informasi tersebut dapat dipenuhi atau tidak.

Selanjutnya, pemohon informasi dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan dengan tahapan sebagai berikut :

Pertama, keberatan diajukan kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja setelah diketemukan alasan.

Kedua, atasan PPID harus memberikan tanggapan atas pengajuan keberatan paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis. Apabila atasan PPID menguatkan putusan yang ditetapkan bawahannya maka alasan tertulis disertakan bersama tanggapan tersebut.

Langkah terakhir, jika pengaju keberatan tidak puas atas putusan atasan PPID, maka pemohon informasi dapat mengajukan sengeketa ke Komisi Informasi Pusat (KIP).